DÉCLARATION DE CONFIDENTIALITÉ AIS

L’AIS, établi rue Royale 132, bte 1 à 1000 Bruxelles, numéro BCE 0454.818.350, est responsable du traitement de vos données à caractère personnel, tel qu’indiqué dans la présente déclaration de confidentialité.

L’AIS accorde une grande importance à la protection de votre vie privée, ainsi qu’à la confidentialité et la sécurité de vos données à caractère personnel

Lisez attentivement cette Déclaration de confidentialité, car elle contient des informations essentielles sur les données à caractère personnel qui sont traitées, la finalité de ce traitement, etc.

En utilisant ce site web, accessible via l’adresse suivante: https://vsi-ais.be (ci-après « le site web »), en nous envoyant une question/un message, vous partagez diverses données à caractère personnel avec l’AIS, que nous traitons conformément aux dispositions de la législation sur la protection de la vie privée belge et du RGPD.

1. DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL TRAITÉES PAR L’AIS

L’AIS s’engage à ne collecter et traiter que les données à caractère personnel pertinentes et nécessaires pour les finalités pour lesquelles elles sont traitées. Les catégories de données à caractère personnel suivantes sont traitées:

Les données à caractère personnel de visiteurs obtenues par cookies:
- Les informations sur votre ordinateur ou appareil mobile, ainsi que vos visites et votre utilisation du Site web, y compris votre adresse IP, le système de navigation, le type de navigateur et la localisation géographique, l’adresse internet du site web à partir duquel le visiteur a été redirigé vers le site web de l’AIS, les parties, les informations et les pages du Site web que le visiteur a visitées et/ou consultées, ainsi que le matériel que le visiteur transmet ou télécharge du Site web.
Les données à caractère personnel de membres potentiels obtenues grâce à notre formulaire de contact, par contact téléphonique et par e-mail:
- Données d’identification personnelle, comme: (pré)nom*
- Coordonnées (numéro de téléphone et adresse e-mail)*
- Données d’identification électroniques (adresse IP, localisation, cookies)
- Données relatives à vos activités sur notre site web
- Autres informations éventuelles que vous décidez vous-même de transmettre (champ message)

Les champs signalés par un (*) sont strictement nécessaires pour les finalités pour lesquelles ils sont traités. S’ils ne sont pas remplis, aucune suite ne pourra être donnée à l’envoi du formulaire de contact.

Les données à caractère personnel des membres obtenues dans le cadre de leur affiliation:
- Données d’identification personnelle, comme: (pré)nom
- Coordonnées (numéro de téléphone et adresse e-mail)
- Autres informations éventuelles que vous décidez vous-même de transmettre

L’AIS ne traite pas de données à caractère personnel particulières et/ou sensibles.

L’AIS traite vos données à caractère personnel (membres) pour les objectifs suivants:

Le traitement de questions/demandes via notre site web
L’exécution de tâches convenues contractuellement et la représentation et/ou la défense de vos intérêts en tant que membre
Améliorer le fonctionnement de l’AIS et de son site web
Le traitement et la gestion de réclamations et de litiges éventuelles
La gestion des fournisseurs
La gestion de l’identification et des coordonnées des personnes employées par les organisations et les institutions avec lesquelles l’AIS est en contact dans l’exercice de son rôle d’institution du réseau secondaire de la Sécurité Sociale
L’organisation de l’assemblée générale et des conseils d’administration de l’AIS
Nous traitons aussi les données à caractère personnel si nous y sommes obligés par la loi, comme les données dont nous avons besoin pour notre comptabilité et notre déclaration d’impôt.

2. BASE DU TRAITEMENT DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL

L’AIS collecte des données à caractère personnel et les traite pour une ou plusieurs des finalités suivantes:

Finalités	Fondement juridique
L’offre et l’exécution des services de l’AIS	L’exécution du contrat
La gestion des demandes d’informations	Le consentement (non- membres) / L’exécution du contrat (membres)
L’amélioration du fonctionnement de l’AIS et du site web	L’intérêt légitime¹
Gestion des fournisseurs	Exécution du contrat
Gestion des plaintes et des litiges	Intérêt légitime²
Gestion de l’identification et des coordonnées des personnes employées par les organisations et les institutions avec lesquelles l’AISI est en contact dans l’exercice de son rôle d’institution du réseau secondaire SS	Intérêt légitimeIntérêt légitime
Organisation des conseils d’administration et des assemblées générales	Intérêt légitime
Conformité avec la législation en vigueur	Obligation légale

Si l’AIS souhaite utiliser vos données à caractère personnel pour une toute nouvelle finalité, l’AIS demandera d’abord votre consentement à cet effet.

Lorsque le traitement est basé sur votre consentement, vous avez à tout moment le droit de retirer votre consentement, sans que cela ne porte préjudice à la licéité du traitement sur la base du consentement avant son retrait.

¹L’amélioration est nécessaire pour les intérêt de l’AIS. L’amélioration du fonctionnement de l’AIS est aussi à l’avantage des personnes concernées, il n’est pas question de préjudice aux droits et intérêts des personnes concernées.
² Il est de l’intérêt de l’AIS de traiter les éventuels litiges et réclamations.

3. TRANSFERT DE DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL

L’AIS peut faire appel à des sous-traitants pour traiter vos données à caractère personnel. Les sous- traitants sont des personnes physiques ou morales, les autorités, des agences ou d’autres organismes qui traitent des données à caractère personnel au nom de l’AIS.

Nous concluons un contrat de sous-traitance avec les entreprises qui traitent vos données pour notre compte afin de garantir un même niveau de sécurisation et de confidentialité de vos données. Nous restons responsables de ces traitements.

L’AIS transmet les données à caractère personnel aux (catégories de) bénéficiaires suivant(e)s:

Les sous-traitants qui se chargent de l’examen statistique et des analyses;
Les sous-traitants qui assurent l’environnement internet (hébergement web, hébergement mail, etc.) ;
Les sous-traitants qui s’occupent de l’infrastructure informatique (p. ex. serveur, etc.) ;
Les sous-traitants qui gèrent l’administration (financière) ;
Les sous-traitants qui sont impliqués en raison de finalités administratives;
Les sous-traitants qui traitent les réclamations ;
Les sous-traitants qui sont impliqués pour le traitement des paiements ;
Les avocats et huissiers de justice (pas des sous-traitants).

Si des données à caractère personnel venaient à être traitées en dehors de l’Espace économique européen, l’AIS veillera à ce que des mesures de sécurité appropriées ou adéquates soient prises.

L’AIS ne vendra pas vos données à caractère personnel, ni ne les louera, diffusera ou rendra disponibles commercialement d’une autre manière pour des tiers, sauf si cela est nécessaire pour l’exécution de notre contrat avec vous ou pour se conformer à une obligation légale ou avec votre consentement exprès préalable.

4. DÉLAIS DE CONSERVATION

L’AIS ne conserve pas vos données à caractère personnel plus longtemps que strictement nécessaire pour réaliser les buts pour lesquels vos données sont collectées. L’AIS pratique les délais de conservation suivants pour les (catégories de) données à caractère personnel suivant(e)s:

Données des visiteurs du site web: six mois
Données personnelles suite à des questions/plaintes/litiges : jusqu’à un an après le règlement définitif de la question/plainte.
Données à caractère personnel que nous détenons dans le cadre de votre adhésion : pendant la durée de votre adhésion et jusqu’à six mois après celle-ci.

5. GOOGLE ANALYTICS

L’AIS utilise Google Analytics, un service d’analyse web proposé par Google Inc. (« Google »). Google Analytics utilise des cookies pour aider l’AIS à analyser la manière dont les utilisateurs utilisent notre site web. Les informations générées par le cookie par rapport à votre utilisation du site web (y compris votre adresse IP) sont transférées vers Google et sauvegardées par ses soins sur des serveurs aux États-Unis.

Google établit aussi des rapports sur l’activité du site web et propose également d’autres services relatifs à l’activité du site web et à l’utilisation d’Internet. Google ne peut fournir ces informations à des tiers que s’il y est tenu par la loi, ou pour autant que ces tiers traitent les informations au nom de Google. L’AIS n’a pas d’influence à ce niveau. L’AIS n’a pas autorisé Google à utiliser les informations analytiques obtenues pour d’autres services Google.

Vous pouvez refuser l’utilisation de cookies en réglant les paramètres pour ce faire dans votre navigateur. Nous vous signalons toutefois que dans ce cas vous ne pourrez peut-être pas utiliser toutes les possibilités de ce site web.

6. UTILISATION DE COOKIES

Ce site web utilise des cookies. Pour un aperçu de nos cookies, nous renvoyons à notre politique en matière de cookies.

7. DROITS DES PERSONNES CONCERNÉES

Droit d’accès et de consultation:
Vous avez à tout moment le droit de consulter gratuitement vos données à caractère personnel, ainsi que l’utilisation que nous en faisons.
Droit d’accès et de consultation:
Vous avez à tout moment le droit de nous demander de corriger, compléter et/ou limiter vos données à caractère personnel.
Droit d’opposition:
Vous disposez également d’un droit d’opposition au traitement de vos données à caractère personnel pour des raisons graves et légitimes. Par ailleurs, vous avez à tout moment le droit de vous opposer à l’utilisation des données à caractère personnel à des fins de marketing direct ; dans un tel cas, vous ne devez pas donner de raison.
Droit de libre transfert des données:
Vous avez le droit de recevoir les données à caractère personnel vous concernant que nous traitons dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine et/ou de transmettre ces données à d’autres responsables du traitement
Droit de retrait du consentement:
Pour autant que le traitement soit basé sur votre consentement préalable, vous avez le droit de retirer ce consentement.
Droit à l’effacement des données à caractère personnel:
Vous avez aussi le droit d’obtenir l’effacement des données à caractère personnel vous concernant, dans les cas suivants:
- Vos données à caractère personnel ne sont plus nécessaires pour le but fixé.
- Vous retirez votre consentement pour le traitement de vos données à caractère personnel et il n’existe aucun autre fondement juridique au traitement de vos données à caractère personnel.
- Vous vous êtes opposé(e) de manière licite au traitement de vos données à caractère personnel.
- Vos données à caractère personnel font l’objet d’un traitement illicite.
- Vos données à caractère personnel doivent être effacées sur la base d’une obligation légale.

Vous disposez à tout moment du droit de retirer votre consentement pour un certain traitement, sans que cela ne porte préjudice à la licéité du traitement sur la base du consentement avant son retrait.

Pour nous aider à traiter votre demande, vous devez fournir votre nom complet ainsi que vos données complètes et adresser votre demande à info@vsi-ais.be. Dans le mois qui suit l’introduction de votre demande, nous vous informerons de la suite que nous y avons donné. Sans préjudice de tout autre remède administratif ou juridique, chaque personne concernée aura le droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de supervision, plus précisément dans l’État membre de son domicile ou lieu de travail habituel, ou du lieu de la prétendue infraction lorsque la personne concernée estime que le traitement de ses données à caractère personnel va à l’encontre de ce règlement.

8. RÉCLAMATIONS

Vous avez une réclamation par rapport à l’utilisation/l’abus de vos données à caractère personnel ? Dans ce cas, vous pouvez toujours nous contacter: dpo@vsi-ais.be.

Nous n’avons pas pu vous aider suffisamment ? Dans ce cas, la procédure de réclamation auprès de l’APD est encore possible. Cette instance est compétente pour connaître de votre réclamation:

+32 (0)2 274 48 00/contact@apd-gba.be/https://www.autoriteprotectiondonnees.be/

L’autorité de protection des données belge

Rue de la presse 35, 1000 Bruxelles.

+32 (0)2 274 48 00

+32 (0)2 274 48 35

9. SÉCURITÉ ET CONFIDENTIALITÉ

L’AIS a développé des mesures de sécurité qui sont adaptées sur le plan technique et organisationnel, pour éviter la destruction, la perte, la falsification, la modification, l’accès non autorisé ou la notification par erreur à des tiers de données à caractère personnel, ainsi que tout autre traitement non autorisé de ces données. Lorsque des données à caractère personnel sont collectées et traitées, les informations sont transmises sous format crypté pour éviter les abus de données par des tiers. Nos mesures de protection sont constamment revues et mises à jour conformément aux dernières technologies.

Les données à caractère personnel ne sont traitées par l’AIS que pour usage interne pour les finalités décrites ci-dessus. L’AIS ne met les données à caractère personnel à disposition de son personnel que sur une base « need to know ». Cela signifie que tout le monde n’a pas simplement accès à vos données à caractère personnel. Seules les personnes autorisées au sein de la fonction ont accès aux données à caractère personnel concernées. En outre, ces personnes n’auront accès qu’aux données pertinentes pour elles pour exécuter les tâches. Les collaborateurs qui ont accès à vos données à caractère personnel les traitent de manière strictement confidentielle. Afin de garantir la confidentialité de vos données, ils sont liés par un accord de confidentialité.

10. FUITES DE DONNÉES

Qu’est-ce qu’une fuite de données ? Une fuite de données est une violation de la sécurité entraînant (le cas échéant), de manière accidentelle ou illicite, la destruction, la perte, l’altération, la divulgation non autorisée de données à caractère personnel transmises, conservées ou traitées d’une autre manière, ou l’accès non autorisé à de telles données.

Si vous avez connaissance d’une (possible) fuite de données, nous vous demandons de la signaler le plus rapidement possible. Dans ce cas, prenez contact avec notre service clientèle ou envoyez un e-mail à dpo@vsi-ais.be. Nous traitons les signalements le plus rapidement possible pour examen et prenons les mesures qui sont nécessaires pour éviter d’autres dommages pour les personnes concernées et lAIS. Comme la loi l’exige, une fuite de données qui peut avoir des 6 conséquences graves est signalée à l’Autorité de protection des données et à la/aux personne(s) dont les données à caractère personnel sont concernées par la fuite de données.

11. MODIFICATIONS DE LA DÉCLARATION DE CONFIDENTIALITÉ

La présente déclaration de confidentialité est conforme au Règlement Général sur la Protection des Données. Nous nous réservons le droit de modifier ou de corriger périodiquement cette politique de confidentialité. La dernière version est publiée sur cette page. La présente déclaration de confidentialité a été modifiée pour la dernière fois le 15/11/2024.

12. DIVERS

Si une ou plusieurs clause(s) de la présente Déclaration de confidentialité est/sont déclarée(s) nulle(s) ou non contraignante(s) par une intervention judiciaire, cela n’a aucun impact sur la validité des autres clauses ou sur la validité de l’ensemble de la Déclaration de confidentialité. Si l’AIS souhaite modifier ou remplacer la/les clause(s) concernée(s), la clause modifiée ou nouvelle doit se rapprocher le plus possible de la/des clause(s) déclarée(s) nulle(s) ou non contraignante(s).

L’omission de l’AIS d’exiger le respect strict des dispositions de la présente déclaration de confidentialité ne sera pas considérée comme une renonciation ou un rejet de celle-ci.

13. DROIT APPLICABLE

Toute contestation ou action relative au traitement des données à caractère personnel et à la Déclaration de confidentialité ou toute donnée qui y est mentionnée est régie par le droit belge et relève de la compétence exclusive des cours et tribunaux de Bruxelles (Belgique).

DES QUESTIONS ?

Si vous avez des questions sur la politique de confidentialité de l’AIS, vous pouvez en faire part:

Par courrier: au siège de l’AIS, rue Royale 132 boîte 1, 1000 Bruxelles

Par téléphone: au +32 2 209 68 50
Par e-mail: à l’adresse: dpo@vsi-ais.be
Via le site web: https://vsi-ais.be/